「Willing」プライバシーポリシー
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社（以下「当社」といいます。）は、当社がアプリケーションソフト「Willing」（以下「本アプリ」といいます。）として提供する利用者（利用規約において定義されます。）のためのコミュニティ・アプリに係るサービス、及び当社が本アプリを介してクレヴィアウィル（利用規約において定義されます。）の管理会社として本入居者（利用規約において定義されます。）に対して提供する住宅管理等に係るサービス（以下あわせて「本サービス」といいます。）における、利用者についての個人情報を含む利用者情報（以下に定義します。）の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。
第1条 収集する利用者情報及び収集方法
本ポリシーにおいて、「利用者情報」とは、本入居者（利用規約において定義されます。）の氏名、メールアドレス及び学生専用住宅の部屋番号並びに利用者が利用するスマー卜フォンの端末の端末名、OS及び本アプリの識別IDその他利用者のスマー卜フォンの端末において利用者又は利用者の端末に関連して生成又は蓄積された情報であって、本ポリシーに基づき当社が収集するものを意味するものとします。
第2条 利用目的
当社は、利用者情報を以下の目的のために利用します。
（１）本サービスに関する登録の受付、本人確認等、本サービスの提供、維持、保護及び改善のため
（２）本アプリをご利用になる皆様の利便性を向上させるため
（３）本サービスに関するご案内（当社がクレヴィアウィルの管理等の目的で本入居者に対して行う連絡等も含みます。）、お問い合せ等への対応のため
（４）本サービスに関する当社の規約、ポリシー等（以下「規約等」といいます。）に違反する行為に対する対応のため
（５）本サービスに関する規約等の変更などを通知するため
（６）上記の利用目的に付随する利用目的のため
第3条 通信の秘密
当社は、電気通信事業法第4条に基づき、利用者の通信の秘密を守ります。ただし、次の各号のいずれか一つに該当する場合、当社は、当該各号に定める範囲内において、利用者の通信の秘密にかかわる情報を閲覧又は削除することができるものとします。
（１）刑事訴訟法又は犯罪捜査のための通信傍受に関する法律の定めに基づく強制処分又は裁判所の命令が行われた場合
（２）法令に基づく行政処分が行われた場合
（３）特定電気通信役務提供者の損害賠償責任の制限及び発信者情報の開示に関する法律第4条に基づく開示請求の要件が満たされていると当社が判断した場合
（４）人の生命、身体文は財産の保護のために必要があると当社が判断した場合
（５）本サービスの運営の必要上やむを得ないと当社が判断した場合
（６）利用者から同意を取得した場合
第4条 第三者提供
当社は、利用者情報のうち、個人情報については、個人情報保護法その他の法令に基づき開示が認められる場合を除くほか、あらかじめ利用者の同意を得ないで、第三者に提供しません。但し、次に掲げる場合はこの限りではありません。
（１）当社が利用目的の達成に必要な範囲内において個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合
（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人情報が提供される場合
（３）国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用者の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（４）その他、個人情報保護法その他の法令で認められる場合
第5条 個人情報の開示、訂正及び利用停止等
当社は、利用者情報について利用者ご本人又はその代理人から、利用目的の通知（個人情報保護法第27条）、開示（同第28条）、訂正等（同第29条）、利用停止等（同第30条）の求め（以下あわせて「開示等の求め」といいます。）を受けた場合、これに対応させて頂いております。
（１）開示等の求めの対象となる項目
開示等の求めの対象としている利用者情報の項目は以下のとおりです。なお、利用者情報の類型によっては、全ての情報を含まない場合があります。
●利用者情報の項目
1.本入居者の氏名、メールアドレス及び学生専用住宅の部屋番号
2.利用者が利用するスマートフォンの端末の端末名、OS及び本アプリの識別ID
3.その他利用者のスマー卜フォンの端末において利用者又は利用者の端末に関連して生成又は蓄積された情報
（２）開示等の求めの申出先
開示等の求めは下記宛、所定の申請書に必要書類を添付の上、郵送によりお願い申し上げます。
＜申出先＞
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町2丁目7番1号
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社 個人情報保護対策担当
※ご来社について
直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
（３）開示等の求めに際して提出すべき書面（様式）等
開示等の求めを行う場合は、次の申請書（A）をダウンロードし、所定の事項を全てご記入の上ご捺印いただき、本人確認のための書類（B）を同封しご郵送下さい。
●A. 当社所定の申請書
「個人情報の開示・変更等の請求書」申請書（クリックしてダウンロードして下さい。）
●B. 本人確認のための書類
運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
（４）代理人による開示等の求め
開示等の求めをする者が本人又は未成年者又は成年被後見人の法定代理人若しくは開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人である場合は、前項Aの書類に加えて、下記の書類（A又はB）を同封下さい。
●A. 法定代理人の場合
・戸籍謄本又は登記事項証明書等、法定代理権の存在を証明する書面 1通
・法定代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
●B. 委任による代理人の場合
・本人実印押印の委任状 1通
・本人の印鑑証明証 1通
・委任による代理人の運転免許証又はパスポート又は保険証のコピー 1通
（５）利用目的の通知と開示の求めの手数料及びその徴収方法
1回の申請ごとに、1,000円（消費税及び地方消費税を含む。） 1,000円分の郵便切手を申請書類に同封して下さい。
・手数料が不足していた場合、及び手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いがない場合は、開示の求めがなかったものとして対応させて頂きます。
・利用の停止、消去、訂正等（変更・追記・削除）につきましては、手数料は無料とさせて頂きます。
（６）開示等の求めに対する回答方法
申請者の申請書記載住所宛に書面によってご回答申し上げます。
（７）開示等の求めに関して取得した個人情報の利用目的
当社は、開示等の求めにともない取得した個人情報について、開示等の求めに必要な範囲のみで取り扱うものとします。提出いただいた書類は、開示等の求めの日から6ヶ月以内に廃棄させて頂きます。
●利用者情報の不開示事由について
開示等の求めが次のいずれかに該当する場合は、不開示とさせていただきます。当社が不開示を決定した場合はその旨、理由を付記して通知申し上げます。また、不開示の場合についても所定の手数料を頂きます。
・申請書に記載されている住所・本人確認のための書類に記載されている住所・当社の登録住所が一致しないときなど本人が確認できない場合
・代理人による申請に際して、代理権が確認できない場合
・所定の申請書類に不備があった場合
・本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害する恐れがある場合
・当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
・他の法令に違反することとなる場合
第6条 個人情報の取扱いに関するお問い合わせ等受付窓口
当社の個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、苦情等については、以下までお申し出下さい。
伊藤忠アーバンコミュニティ株式会社
〒103-0023
東京都中央区日本橋本町2丁目7番1号
個人情報保護対策担当
TEL03-3662-5113（受付時間 平日9：00～17：30 ※土日祝日、年末年始を除く）
※直接ご来社いただいてのお申し出はお受けかねますので、その旨ご了承賜りますようお願い申し上げます。
第7条 プライバシーポリシーの変更手続
当社は、利用者情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて、本ポリシーを変更することがあります。変更した場合には、本サービス内に掲示いたします。但し、法令上利用者の同意が必要となるような内容の変更の場合は、当社所定の方法で利用者の同意を得るものとします。
“Willing” Privacy Policy
ITOCHU Urban Community Ltd. (hereinafter referred to as “the Company”) hereby stipulates a privacy policy (hereinafter referred to as “the Policy”) as follows regarding the handling of user information (defined below), including personal information about the user, in the services pertaining to a community app for the user (defined in the Use Terms and Conditions) provided by the Company as the application software “Willing” (hereinafter referred to as “the App”) and the services pertaining to housing management, etc. provided by the Company as the management company of CREVIA WILL (defined in the Use Terms and Conditions) via the App (hereinafter collectively referred to as “the Service”) to a Resident (defined in the Use Terms and Conditions).
Article 1: User information gathered and the gathering method
“User information” in the Policy shall mean the full name, email address and room number in the dedicated student housing of a Resident (defined in the Use Terms and Conditions) and the device name of the smartphone device , OS and identification ID of the App used by the user and any other information generated or accumulated in the smartphone device of the user in relation to the user or the device of the user that the Company gathers based on the Policy.
Article 2: Utilization purposes
The Company shall utilize the user information for the following purposes.
(1) For provision, maintenance, protection and improvement of the Service, including reception of registrations regarding the Service, identity confirmation, etc.
(2) For improving the convenience of everyone using the App
(3) For providing guidance regarding the Service (including the contact, etc. the Company carries out with respect to a Resident for the purpose of the management, etc. of CREVIA WILL) and responding to inquiries, etc.
(4) For responding to acts that violate the terms and conditions, policies, etc. of the Company regarding the Service (hereinafter referred to as “Terms and Conditions, etc.”)
(5) For giving notification of alterations, etc. to the Terms and Conditions, etc. concerning the Service
(6) For utilization purposes incidental to the above utilization purposes
Article 3: Secrecy of communications
The Company shall protect the secrecy of the communications of the user based on Article 4 of the Telecommunications Business Act . However, in the case that any of the following items are applicable, the Company may inspect or delete information pertaining to the secrecy of communications of the user, within the scope stipulated in said items.
(1) In the case that a compulsory disposition or court order has been carried out based on the provisions of the Code of Criminal Procedure or the Act on Wiretapping for Criminal Investigation
(2) In the case that an administrative disposition has been carried out based on laws and regulations
(3) In the case that the Company has judged that the requirements for a demand for disclosure based on Article 4 of the Act on the Limitation of Liability for Damages of Specified Telecommunications Service Providers and the Right to Demand Disclosure of Identification Information of the Senders have been satisfied
(4) In cases that the Company has judged to be necessary for protection of the lives, bodies or fortunes of people
(5) In cases that the Company has judged to be unavoidable due to the necessity of operating the Service
(6) In the case that consent was acquired from the user
Article 4: Provision to third parties
The Company shall not provide the user information which is personal information to any third party without obtaining the consent of the user in advance, except in the case that disclosure based on the Personal Information Protection Act and other laws and regulations is recognized. However, this shall not apply to the cases listed below.
(1) In the case that the Company consigns all or part of the handling of the personal information, within the scope necessary for achievement of the utilization purposes
(2) In the case that personal information is provided as a consequence of a business succession resulting from a merger or other circumstances
(3) In the case in which there is a need to cooperate in regard to a central government organization or a local government, or a person entrusted by them performing affairs prescribed by laws and regulations, and when there is a possibility that obtaining the user’s consent would interfere with the performance of the said affairs
(4) In other cases that are recognized by the Personal Information Protection Act or other laws and regulations
Article 5: Personal information disclosure, correction and utilization cease, etc.
In the case that the Company receives a request from a principal user or his/her representative for notification of a utilization purpose (Article 27 of the Personal Information Protection Act), disclosure (Article 28 of the Act), correction, etc. (Article 29 of the Act), or utilization cease, etc. (Article 30 of the Act) with regards to user information (hereinafter collectively referred to as “Requests for Disclosure, etc.”), the Company shall respond to the request.
(1) Items subject to requests for disclosure, etc.
The items of user information subject to Requests for Disclosure, etc. are as follows. Note that depending on the type of user information, there are cases in which all information is not included.
● Items of user information
1. The full name, email address and room number in the dedicated student housing of a Resident
2. The device name, OS and identification ID of the App used by the user
3. Any other information generated or accumulated in the smartphone device of the user in relation to the user or the device of the user
(2) Where to apply for requests for disclosure, etc.
Please post Requests for Disclosure, etc. to the address below, with the necessary documentation attached to the prescribed application form.
2-7-1 Nihombashihoncho, Chuo-ku, Tokyo 103-0023
ITOCHU Urban Community Ltd.
Personal Information Protection Measures Officer
* About visiting our company
Please understand in advance that requests to visit the company directly cannot be received.
(3) Documents (forms), etc. that must be submitted when requesting disclosure, etc.
In the case of making Requests for Disclosure, etc., please download the following application form (A), fill out all of the prescribed matters, place your official seal on the application form, and post the application form with the documentation for identity confirmation (B) enclosed.
● A. The application form prescribed by the Company
“Demand for Disclosure, Alteration, etc. of Personal Information” application form (Please click to download the form.)
● B. Documentation for identity confirmation
Copy of driver’s license or passport or insurance card: 1
(4) Requests for disclosure, etc. by representative
In the case that the person who makes Requests for Disclosure, etc. is the legal representative of the principal or a minor or an adult ward , or a representative that the principal appointed privately with regards to making Requests for Disclosure, etc., please enclose the following documentation (A or B) in addition to the documentation A in the preceding article.
● A. In the case of a legal representative
• A document for proving the existence of statutory representation such as a transcript of a family register or a certificate of registered information , etc.: 1
• Copy of the driver’s license or passport or insurance card of the legal representative: 1
● B. In the case of a privately appointed representative
• A power of attorney stamped with the registered seal of the principal: 1
• The registered seal certificate of the principal: 1
• Copy of the driver’s license or passport or insurance card of the privately appointed representative: 1
(5) Fees for notification of utilization purpose and requests for disclosure and the fees collection method
1,000 yen for each application (including consumption tax and local consumption tax ). Please enclose a 1,000-yen postage stamp with the application documents.
• In the case that the fees were insufficient, or in the case that the fees were not enclosed, the Company will contact you to that effect, and in the case that there is no payment within the prescribed period the Company deems that no disclosure request has been made.
• No fees are charged for utilization cease, erasure, correction, etc. (alteration, addition, and deletion).
(6) Method of replying to Requests for Disclosure, etc.
The Company will reply by posting a document to the address stated in the application form of the applicant.
(7) Utilization purpose of personal information acquired in relation to Requests for Disclosure, etc.
The Company shall handle personal information acquired as a consequence of Requests for Disclosure, etc. only within the scope necessary for the Requests for Disclosure, etc. The Company shall dispose of documentation submitted to the Company by the user within six (6) months of the day of Requests for Disclosure, etc.
● About user information non-disclosure circumstances
In the case that any of the following circumstances apply to Requests for Disclosure, etc. the Company shall reach a determination of non-disclosure. In the case that the Company has decided on non-disclosure, it shall notify the user to that effect and also state the reasons for the non-disclosure. Furthermore, the Company collects the prescribed fees in the case of non-disclosure as well.
• In the case that the principal cannot be confirmed, such as when the address stated in the application form, the address stated in the documentation for identity confirmation, and the address registered with the Company do not match, etc.
• In the case that representation cannot be confirmed when the application is made by a representative
• In the case that there was an error in the prescribed application forms
• In the case that there is a possibility of harming a principal or third party's life, body, fortune or other rights and interests
• In the case that there is a possibility of interfering seriously with the Company implementing its business properly
• Cases of violating other laws or regulations
Article 6: Reception counter for inquiries regarding the handling of personal information, etc.
Please direct inquiries, complaints, etc. regarding the handling of personal information by the Company to the person stated below.
ITOCHU Urban Community Ltd.
2-7-1 Nihombashihoncho, Chuo-ku, Tokyo 103-0023
Personal Information Protection Measures Officer
Tel: 03-3662-5113 (Reception hours: weekdays from 9:00 to 17:30 *Not open on Saturdays, Sundays, public holidays and the new year period)
* Please understand in advance that requests to visit the company directly cannot be received.
Article 7: Privacy Policy alteration procedures
The Company shall review as appropriate, and endeavor for continuous improvement of, the status of management regarding the handling of user information, and may alter the Policy as necessary. In the case that the Policy has been altered, the alterations shall be posted inside the Service. However, in the case of alteration to the content of the kind where the consent of the user is necessary under laws and regulations, the Company shall obtain the consent of the user using the method prescribed by the Company.